Fit für die digitale Zukunft.
Checkliste zur Digitalisierungvon Geschäftsprozessen
Die richtige Vorgehensweise bei der Digitalisierung sichert den Erfolg.
Fit zu sein für die Digitalisierung, für Industrie 4.0, sowie die zunehmende Komplexität der Business-Welt ist auch bei BRICKMAKERS ein aktuelles Thema. Wir befinden uns im digitalen Wandel. Neue Unternehmen entstehen und etablierte Unternehmen verändern sich, indem sie die technologischen Möglichkeiten unserer Zeit nutzen. Dabei entwickeln sich neue Geschäftsideen und -modelle, die ungeahnte Möglichkeiten und Produktivitätssteigerungen versprechen. Digitalisierung ist unabdingbar und zahlt auf die Wettbewerbsfähigkeit aller Unternehmen ein. Daher wollen wir dazu beitragen, unsere Kunden auch in einer zunehmend digitalen Welt zukunftsfest aufzustellen.
1. Analysiere die aktuelle Situation
Digitale Transformation ist kein Projekt, sondern ein Kontinuum, das nie abgeschlossen sein wird. Gerade die Digitalisierung und Entwicklung zur Industrie 4.0 zwingt zahlreiche Unternehmen dazu, ihre bisherigen Geschäftsideen zu überdenken, auf den Prüfstand zu stellen, womöglich sogar ganz zu beerdigen und komplett neu und nachhaltig zu denken. Ist die Geschäftsidee zukunftsfähig, kann im zweiten Schritt das Geschäftsmodell beleuchtet werden. Um dazu den Weg der digitalen Transformation erfolgreich zu meistern, sollte ein Unternehmen alle Kunden-Touchpoints erfassen, digitalisieren und optimieren; und zwar aus der Kundenperspektive. Dabei müssen alle Schritte berücksichtigt werden, die ein Kunde in der Customer Journey durchläuft. Demnach sollten die aktuellen Prozessablauf auch über Abteilungsgrenzen hinweg beleuchtet werden. Stellst du Start- und Endpunkt des Gesamtprozesses fest und definierst du Haupt- und Subprozesse. Welche Programme oder Tools verwendest du dazu? Hast du bereits erste Schwachstellen und Optimierungspotenziale aufgedeckt?
2. Prüfe die Unternehmensstrategie
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es wichtig zu verstehen, wie man sich schnell an externe Faktoren anpassen und den Wandel von oben nach unten durch alle Ebenen des Unternehmens treiben kann. Hast du die Beziehungen zwischen Menschen, Prozessen und Technologien analysiert und verstanden? Denn nur dann kannst du die Auswirkungen von Veränderungen besser identifizieren und bewerten, sowie Störungen im Unternehmen begrenzen. Dazu gehört auch die Mitarbeiter zu befähigen, Veränderungen von Anfang an, mit voller Transparenz und Zusammenarbeit zu gestalten. Bist du bereit Veränderungen voranzutreiben und Risiken zu managen? Beleuchtest du die Auswirkungen von Veränderungen auf Prozesse und bringst du diese in Einklang mit der Unternehmensstrategie.
3. Optimiere den Prozess
Prozesse zu dokumentieren ist nicht immer einfach. Genau zu verstehen, wer Prozesse und Aufgaben ausführt, mit welchen Systemen sie interagieren oder wie hoch der zeitliche Aufwand ist, stellt eine sehr komplexe Betrachtung dar. Analysierst du die Optimierungspotenziale des aktuellen Prozesses. So identifizierst du Prozessschritte, die die Unternehmensstrategie nicht unterstützen. So kannst du eine klare Transparenz darüber schaffen, an welchen Stellen Prozessengpässe auftreten. Dokumentierst du die Optimierung anschließend detailliert. Um der Betriebsblindheit vorzubeugen, kann es hilfreich sein, externe Beratung anzunehmen, um Prozesse zu analysieren und Verbesserungsvorschläge einbringen können.
4. Finde heraus, ob Technik den Prozess unterstützen muss
Sofern du die Vorarbeit gewissenhaft gemacht hast, kannst du anhand des Optimierungskonzeptes schnell erkennen, wo technische Unterstützung sinnvoll ist. Mache dir klar und formuliere dezidiert, welchen Bedarf die Technik erfüllen soll. Sollen Urlaub, Homeoffice oder andere Abwesenheiten gemanagt werden? Sollen Papierchaos der Zettelwirtschaft eingedämmt werden oder eher die Fehleranfälligkeit im Dokumenten-Management reduziert werden? Sollen Informationen firmenweit zugänglich werden? Falls du vor lauter Bäumen den Wald nicht siehst, hole dir Hilfe von Experten.
5. Analysiere die vorhandene Technik
Häufig existieren in Unternehmen Tools, die die Anforderungen erfüllen. Durch Kommunikationsdefizite oder mangelnde Prozesskenntnis werden diese nicht berücksichtigt. Überprüfe genauer den Nutzen und die Potenziale der eingesetzten Tools. Erfüllen bestimmte Tools den Bedarf nicht? Dann untersuche mit der gleichen Akribie die Auswahl neuer Tools. Analysiere, ob alle eingesetzten Tools benötigt werden? Falls nicht, solltest du darüber nachdenken die Komplexität zu reduzieren und nur die Programme und Werkzeuge einzusetzen, die du tatsächlich benötigst und mit denen du die Prozessabläufe effizient gestalten kannst.
6. Stelle sicher, dass die Technik anpassungsfähig ist
Nichts ist so beständig wie der Wandel: Demnach ändert sich der Bedarf eines Unternehmens kontinuierlich. Umso wichtiger ist, dass die eingesetzten Tools schnell und mit geringem Aufwand angepasst werden können. Berücksichtige dies bei der Auswahl der Auswahl der Tools und Programme.
7. Bleibe am Ball
Digitalisierung muss als Chance begriffen werden, vorhandene Probleme zu lösen und Prozesse zu verbessern. Daher gilt es, nicht einfach vorhandene und etablierte Technologien zu kopieren, sondern mithilfe von Technologie Lösungen zu schaffen. Digitalisierung ist also keine simple Umstellung, sondern ein fortlaufend zu nutzendem Werkzeug, mit dessen Hilfe das eigene Potenzial kontinuierlich im Kontext der sich weiterentwickelnden gesellschaftlichen Bedingungen und Ansprüche ausgeschöpft werden kann.
Wenn du herausfinden willst, was „digitale Transformation“ eigentlich genau bedeutet, dann schau doch mal in den Blogbeitrag „Die digitale Transformation“.